IT-Qualifizierung am Klinikum Braunschweig
Passgenaue IT-Qualifizierung für Ärzte, Pflegende und Verwaltung
Um modernste Medizin mit einer effizienten Administration zu verbinden, entschied sich das Städtische Klinikum Braunschweig für die Digitalisierung der Verwaltung mit der Cloud-Lösung Workday. Das bislang größte Digitalisierungsprojekt des Klinikums sollte die HR-Abteilung mithilfe von Selfservices für alle 4.500 Mitarbeitenden von zeitraubenden Routineaufgaben entlasten. Gleichzeitig sollten Führungskräfte, Ärzteschaft und Verwaltungsbeschäftigte Zugriff auf alle nötigen Daten für die Personalplanung, Personalverwaltung und Personalentwicklung erhalten. Doch schnell zeigten sich Herausforderungen bei der Qualifizierung: Pfleger:innen und Ärzt:innen finden kaum Zeit für Präsenztrainings, und oft fehlt die Erfahrung im Umgang mit IT.
Persona-basiertes Konzept für passgenaues Lernen
Auf Empfehlung von Workday nahm das Klinikum Kontakt zu den tts learning architects auf. „Das didaktische Konzept und die ganzheitliche Herangehensweise von tts haben uns sofort überzeugt“, sagt Oliver Füllgraf, Geschäftsbereichsleiter Personal. Nach einer Bildungsbedarfsanalyse erstellte tts ein Lernkonzept mit Persona-basierten Formaten für Manager:innen, Verwaltungsangestellte, die Ärzteschaft und das Personal auf den Stationen. Das Ziel: unterschiedliche Lerntypen im hektischen Alltag optimal zu unterstützen. Gemeinsame Welcome Sessions von Klinikum und tts stimmten die Mitarbeitenden auf den Change ein. Parallel dazu startete tts die Produktion der Trainingsinhalte für Webinare, E-Learnings, Lerncafés und Learning Nuggets.
Um den Wissenstransfer nachhaltig im Klinikum zu verankern, entschied sich das Krankenhaus zusätzlich für den Einsatz der Digital Adoption Platform tts performance suite. „Die tts performance suite ergänzt die Trainings perfekt“, erklärt Füllgraf. „Sie bietet kontinuierlichen Wissenstransfer und bringt Sicherheit in den Arbeitsalltag.“ Darüber hinaus stehen den Nutzer:innen nach dem Go-live von tts ausgebildete Floorwalker des Klinikums mit Rat und Tat zur Seite.
Know-how für die digitale Transformation
Mit dem Persona-basierten Qualifizierungskonzept von tts konnte das Städtische Klinikum Braunschweig innerhalb kurzer Zeit Verständnis und Akzeptanz für den Umstieg auf das neue HCM-System aufbauen. In weniger als zwei Monaten haben die Mitarbeitenden eine hohe Sicherheit im Umgang mit der Software erlangt. Dadurch wird es möglich, die wesentlichen Aufgaben des Personalmanagements in die Cloud zu verlagern und – dank der Selfservices – die HR-Abteilung deutlich zu entlasten. Die passgenau auf die Bedarfe der verschiedenen Berufsgruppen zugeschnittenen Lernformate haben zu einer starken Lernmotivation beigetragen, und damit zu einem schnellen Wissenstransfer.
Wenn ich das Feedback aus den Trainings als Kriterium nehme, um den Erfolg des Projekts zu messen, kann ich nur sagen: Besser kann es nicht laufen. Der Invest, den wir am Anfang mit tts gemacht haben, hat sich am Ende mehr als bezahlt gemacht.
Dank der Digital Adoption Platform (DAP) tts performance suite profitiert das Klinikum zudem jederzeit über aktuelle und transparente Personaldaten. Denn die DAP von tts bietet allen Mitarbeitenden im Bedarfsfall genau das Anwendungs- oder Prozesswissen, das sie bei der Nutzung von Workday benötigen. „Gerade für Kliniken ist der Einsatz einer Digital Adoption Platform ein Vorteil, denn Präsenztrainings und ausführliche Lern-Sessions passen nicht in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden“, erklärt Füllgraf. „Die tts performance suite liefert mit einem Mausklick genau die Informationen, die den Mitarbeitenden gerade fehlen. So trägt sie ganz erheblich dazu bei, dass unsere Schulungsbelastung sinkt.“
Das Fazit von Oliver Füllgraf: „Die digitale Transformation hat bei uns am Klinikum funktioniert, weil unsere Mitarbeitenden das nötige Systemverständnis aufgebaut haben und selbst aktiv werden können. Das ist ein Riesenerfolg, den wir gemeinsam mit tts erreicht haben.“
Was das Klinikum Brauschweig mithilfe von tts erreicht hat
- Breite Akzeptanz (User Adoption) des neuen HCM-Tools
- Hohe Bediensicherheit bei den Selfservices
- Hohe Prozesssicherheit der Anwender:innen
- Perspektivisch sinkender Schulungsaufwand
- Nachhaltige Verankerung neuer Personalprozesse
Ausblick
Nach dem Go-live des Kernmoduls plant das Städtische Klinikum Braunschweig, weitere Module von Workday einzuführen. tts wird diese Digitalisierungsprojekte ebenfalls als Learning-Partner begleiten. Hierzu zählt auch die Content-Produktion für die digitale Unterstützung am Arbeitsplatz. „Der Wissenstransfer ist ein essenzieller Bestandteil jeder erfolgreichen Implementierung“, sagt Füllgraf. „Mit tts haben wir hierfür einen idealen Partner gefunden. Deshalb werden wir auch den Einsatz der tts performance suite perspektivisch auf andere Systeme ausweiten.“
Über das Städtische Klinikum Braunschweig
Das Städtische Klinikum Braunschweig ist eines der größten Krankenhäuser Niedersachsens. Mit 21 Kliniken, zehn selbstständigen klinischen Abteilungen und sieben Instituten deckt es nahezu das gesamte Spektrum der Medizin ab. Das Haus mit 1.475 vollstationären und 24 teilstationären Planbetten sowie rund 4.500 Mitarbeiter:innen gehört zu den größten Arbeitgebern in der Region. Pro Jahr erzielt das Klinikum einen Umsatz von rund 400 Millionen Euro.
Teilen Sie uns mit, wie wir Sie darin unterstützen können, Ihre Herausforderungen zu bewältigen und Chancen zu nutzen.