Einführung von Virtual Classroom an 33 Standorten

So sah früher die Key User Week von Bosch Rexroth aus, bei der rund 80 Teilnehmer aus 33 Ländern geschult wurden. Inhaltlich ging es um eine spezielle Vertriebsplanungssoftware, Strategic Prognoses Planning (SPP), mit der sich die Key User befassen und die sie dezentral in den Landesgesellschaften mit betreuen.

Im Jahr 2012 kam dann die Wende von der traditionellen Klassenraumschulung zum Seminar im virtuellen Klassenzimmer, auch Virtual Classroom (VC) Training genannt. Das war für alle Beteiligten eine große Herausforderung, denn es mussten ja weiterhin dieselben Themen vermittelt werden. Die Schulung ist unverzichtbar, da die Key User als Multiplikatoren das Gelernte an die Kollegen an den jeweiligen Standorten weitergeben.

Anfangs waren die Teilnehmer skeptisch, ob sich online die gleichen Ergebnisse erzielen ließen wie im Präsenztraining – schließlich konnte man sich früher eine Woche lang fernab des Tagesgeschäfts ganz auf die Neuerungen der Software und Anwendungen konzentrieren. „Es war natürlich nicht praktikabel, eine Woche lang durchgängig Schulungen am Telefon und im VC zu halten“, erklärt Susanne Thiele, Training Consultant bei tts, einem Full Service Provider im Bereich Learning.

Doch gerade das entpuppte sich als ein großer Vorteil: „Die Teilnehmer konnten das Gelernte zeitnah und in der täglichen Praxis umsetzen.“ Fragen, die sich erst in der Anwendung stellten, konnten somit in der nächsten Session geklärt werden.

An die Stelle der fünf Präsenztage traten zwölf Sessions mit 14 Themen, die jeder Mitarbeiter zu besuchen hatte. Um alle 80 Key User zu schulen, wurden 47 Sessions über 17 Wochen verteilt durchgeführt. Dabei gab es gebündelte Blöcke und geschäftlich begründete Pausen. Organisiert und durchgeführt wurden alle Veranstaltungen durch die tts. „Diese müssen dann aber als fester Termin eingetragen sein“, betont Thiele. Sonst verlaufe sich das Thema Weiterbildung. Eine weitere Herausforderung lag darin, die Mitarbeiter immer wieder neu zu motivieren, wenn die insgesamt zwölf Sessions weit auseinander lagen. Je nach Session lag die Schulungsdauer bei 30, 90 oder 120 Minuten.

Doch anders als in der früheren Key User Week mit ihrem linearen Ablauf (anreisen, lernen, abreisen, weitergeben) haben die Teilnehmer heute die Möglichkeit, Material einzusehen, Inhalte zu wiederholen, sich mit Kollegen auszutauschen und in Bereichen, die sie gut beherrschen, sogar selbst Inhalte zu erstellen und Webinare zu halten. Die persönlichen Beziehungen kommen aber nicht zu kurz, denn die Teilnehmer pflegen auch weiterhin ihre Netzwerkkontakte.

Im WebEx Meeting Center können sich die Teilnehmer jederzeit verabreden und Aufgaben gemeinsam lösen. „Ein Quiz, das den gesamten Schulungsprozess begleitet, erhöht die Motivation zur Teilnahme“, beobachtet Thiele. Das war wichtig, denn die Veranstaltungen wurden auf freiwilliger Basis durchgeführt.

Für die Organisatoren war diese Art der Weiterbildung aufwändiger als die Präsenztrainings – trotzdem hat sich der Umstieg für Bosch Rexroth gelohnt: 85 Prozent der Zielgruppe haben teilgenommen, im Schnitt waren es acht pro Session. „Bei einer freiwilligen Veranstaltung ist das ein großer Erfolg“, betont Thiele. Die gute Resonanz führt sie unter anderem auf den gemeinsamen Portalraum zurück, in dem die Key User untereinander kommunizieren und alle für Ihre Arbeit wichtigen Unterlagen finden können. So hat das Unternehmen neben den finanziellen Einsparungen (Reisekosten, Arbeitszeit, Anzahl der Trainer) einen unbezahlbaren Gewinn eingefahren: Nachhaltigkeit.

Eine Umfrage unter den Key Usern hat ergeben, dass 53 Prozent die Schulungen auch weiterhin virtuell absolvieren möchten, 44 Prozent geben ein positives Urteil ab, obwohl sie Face-to-Face-Veranstaltungen noch immer schätzen. „Der Umstieg auf VC-Trainings bedeutet ja nicht, dass es nie wieder Präsenztrainings geben wird“, so Thiele, „aber sie lassen sich gezielter und mit kleineren Gruppen durchführen.“ Was tts und Bosch Rexroth gleichermaßen freut: Bei der Befragung hat kein einziger angegeben, dass Online-Trainings sinnlos seien und die reale Key User Week nicht ersetzen könnten. Entscheidend für den Erfolg ist ein ausgewogener Methodenmix.

Die Umsetzung erfolgte zügig: Zwischen der Absage der Präsenzveranstaltung Ende Juni 2012 und dem ersten Kurs Anfang August lagen gerade einmal fünf Wochen. Ende November waren alle Inhalte absolviert. Das große Rollout ist inzwischen beendet, und bei den Mitarbeitern hat sich eine gewisse Routine eingestellt. „Unser Kunde beobachtet eine höhere Eigeninitiative beim Lernen“, sagt Thiele. Das heißt: Die Key User übernehmen mehr Verantwortung und fordern Themen ein. „Sie übernehmen zwar nicht die Regie, aber sie wissen, welches Material sie von uns brauchen und in welcher Weise sie es nutzen wollen.“