Stadt Zürich: So geht HR-Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
HR- und IT-Fachwissen vereint
Seit 2015 hat die Stadt Zürich die „Digitale Stadt“ zum zentralen Handlungsfeld erklärt. Hierfür sollten auch die HR-Prozesse nach und nach neu aufgestellt, vereinheitlicht und digitalisiert werden. Mit dem Beschaffungsentscheid für die HR-IT Suite SAP SuccessFactors wurde die Verantwortung für die HR-Digitalisierung zentralisiert und eine HR-IT-Roadmap geschaffen. Keine leichte Aufgabe bei individuellen HR-Abläufen für neun Departemente und mehr als 40 Organisationseinheiten mit einem hohen Autonomiegrad im öffentlichen Sektor. Diese heterogene Struktur galt es im Neudesign für das Performance Management und die Lohnsteuerung zu berücksichtigen und in systemisch einheitliche digitale Prozesse zu überzuführen. Aufgrund der Komplexität der Aufgabe setzten die HR-IT-Portfolioverantwortlichen der Stadt auf einen Partner, der neben technischem Wissen auch ein umfassendes Prozess-Know-how mitbringt und zugleich als Berater und Enabler agiert.
Transformation durch Integration
Die Projektverantwortlichen der Stadt haben gemeinsam mit den tts digital HR experts für das Mitarbeitergespräch sowie für das Lohn- und Gehaltsmanagement organisationsweit einheitliche digitale Abläufe etabliert. Neben den üblichen technischen Anpassungen hat das Projektteam die Prozesse auch konzeptionell weiterentwickelt. Dabei ist es gelungen, selbst anspruchsvollste rechtliche Anforderungen in die Prozesse zu integrieren. Im Anschluss haben die tts learning architects – eine weitere der drei Geschäftseinheiten von tts – kundenspezifische Trainings konzeptioniert und 160 dezentrale Administrator:innen im HR für die neuen Prozesse geschult.
Zusammenführen, was zusammengehört
Bereits im Jahr 2015 hat der Stadtrat die „Strategien Zürich 2035“ verabschiedet – der Startschuss für eine weitreichende Digitalisierungsoffensive, die auch die HR-Prozesse mit einbezog. Bislang hatten die neun Departemente und mehr als 40 Organisationseinheiten, vom Sportamt über öffentlichen Verkehr und Spitäler bis zum Steueramt, eigene HR-Abläufe. Diese heterogene Struktur galt es nun in einheitliche digitale Prozesse zu überführen. Dafür holte sich die Stadt kompetente Partner an ihre Seite, darunter tts. Gemeinsam mit den Verantwortlichen der Stadt implementierte das tts-Team in zwei Projekten die beiden SAP-SuccessFactors-Lösungen Performance & Goals sowie Compensation und ist derzeit mit der Einführung des Learning-Moduls betraut.
Der Spezialfall als Normalfall
Die Crux: Rechtliche und politische Vorgaben waren gesetzt und beim Gestalten der Prozesse unbedingt zu berücksichtigen, was vom Projektteam immer wieder innovative Lösungen erforderte. Ein Beispiel aus dem Projekt Mitarbeitergespräch soll dies verdeutlichen: Da alle Mitarbeitenden einzubeziehen waren, auch diejenigen ohne PC-Zugang, wurde neben dem digitalen zusätzlich ein halbdigitaler Prozess mit Printvorlagen und integrierten QR-Codes entwickelt. Dies ermöglichte es den Betroffenen, die Formulare auszudrucken, manuell auszufüllen, einzuscannen und automatisiert weiter zu verarbeiten.
Wir konnten das Maximum aus der Lösung herausholen, weil tts über den Tellerrand hinausgeblickt hat: Sie haben nicht nur eine technische Lösung erarbeitet, sondern uns auch während des gesamten Prozesses begleitet und bei den Schulungen unterstützt. So geht ganzheitliche HR-IT.
Iterativer Ansatz als entscheidender Faktor
Ähnlich vielschichtig wie der Prozess für das Mitarbeitergespräch war auch der Compensation-Prozess, sollte dieser doch die heterogene Organisation mit komplexen Hierarchien abbilden. Dafür waren Fragen zu klären wie: Welche Genehmigungsschritte braucht es? Wer darf was bearbeiten? Wo sind Sperren einzubauen? Stets galt es, mit kreativen Ansätzen Pflichtvorgaben technisch umsetzbar zu gestalten.
Ein iteratives Vorgehen erwies sich dabei als Erfolgsfaktor. In enger Absprache mit den diversen Stakeholdern konnten so Schritt für Schritt das Prozesskonzept wie auch das System weiterentwickelt werden. Dies erhöhte zwar den Abstimmungsaufwand, brachte das Projekt aber kontinuierlich voran.
Hand in Hand zum erfolgreichen Projektabschluss
Im 20-köpfigen Kernteam arbeiteten tts-Fachkräfte und Verantwortliche der IT- und HR-Abteilungen vertrauensvoll und eng zusammen, um gemeinsam die bestmöglichen Lösungen zu erarbeiten. Trotz der vielen involvierten Player und Abhängigkeiten von Gremienentscheidungen konnten beide Projekte im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen werden. Somit kann die Digitalisierungs-Reise der Stadt Zürich fortgesetzt werden. Und tts ist weiter mit an Bord. Als nächste Station wurde bereits die Implementierung von SAP SuccessFactors Learning angestossen – ein weiterer Meilenstein hin zu einem digitalen «Zürich 2035».
Gemeinsam finden wir Antworten – zukunftsfähig, verlässlich und auf Sie zugeschnitten.