Ofrecer ayuda contextual en la fase de onboarding acelera la adopción acelera la adopción por parte de los usuarios

Un onboarding rápido de nuevos empleados ya es un reto en circunstancias normales, por lo que esta tarea se volvió aún más importante para ALD Automotive Netherlands después de la adquisición de un importante competidor en el mercado holandés. Además de las muchas nuevas contrataciones relacionadas con su expansión, ALD también tuvo que incorporar a los empleados de la empresa recién adquirida. Así, ALD hizo frente a tres retos simultáneamente: Los nuevo empleados tuvieron que aprender cómo funcionaban los procesos empresariales en ALD, al tiempo que aprendían a utilizar las nuevas aplicaciones y conocían la cultura de la empresa. Además, todo ello debía hacerse en el menor tiempo posible.

Miles Ria, el software de gestión de flotas de ALD Netherlands, es utilizado aproximadamente por unos 250 usuarios finales en todo el país para gestionar más de 50.000 vehículos alquilados. Los nuevos empleados tuvieron que aprender rápidamente a utilizar Miles Ria y a trabajar con él de forma prácticamente autónoma. Sin embargo, el sistema de gestión del conocimiento utilizado en ALD no estaba a la altura. La empresa necesitaba algo nuevo.

Una buena gestión del alquiler en ALD significa comprender y utilizar correctamente los sistemas, procesos y procedimientos de la empresa. Para ello, se requiere tanto un aprendizaje inicial como performance support para los usuarios activos. La búsqueda de un sistema que pudiera hacer ambas cosas había comenzado.

Durante el proceso, los responsables del cambio empresarial de ALD Automotive en los Países Bajos hablaron con su homólogo belga, que ya había implantado tt performance suite. El respaldo belga fue suficiente para convencer a los responsables de los Países Bajos de que tt performance suite sería la mejor solución posible también allí.

tts comenzó desarrollando una plantilla de e-learning fácil de usar y siguiendo el diseño corporativo para el onboarding. Posteriormente, tts habilitó a más de 20 empleados de ALD para que se convirtieran en expertos en contenido para Producer, la herramienta de creación de tts performance suite. Después, tts implementó QuickAccess de tts performance suite. El asistente de tts que garantizó que los usuarios de Miles Ria recibieran asistencia contextual para problemas específicos de la aplicación, directamente en el lugar de trabajo.

¿El resultado? Una estrategia de gestión del conocimiento en dos niveles: un enfoque único de onboarding y ayuda adaptada al rol de cada usuario. Los expertos de ALD fueron capaces de crear el 100% de contenido para el eLearning, la formación antes de la puesta en marcha y el performance support.

El nuevo sistema de conocimiento de ALD supone un gran paso con respecto a lo que tenía antes. La solución es fácil de usar tanto para los creadores de contenidos como para los usuarios finales. Es un punto de partida para los nuevos usuarios de Miles Ria y una guía de ayuda con la que pueden adquirir experiencia y convertirse en expertos. También es una plataforma que las personas más veteranas de ALD pueden aprovechar para compartir sus conocimientos y experiencias con otros miembros del equipo, ayudando a sus compañeros de trabajo a aprender al tiempo que superan los obstáculos y desafíos del camino.

En el back-end, ALD se benefició de una estrategia de implementación optimizada. La cuidadosa consulta y la habilitación de tts dieron a ALD la capacidad de realizar un onboarding rápido e implementar rápidamente otras soluciones de intercambio de conocimientos. El sistema permitió a los expertos en conocimiento ayudar a otros y compartir su comprensión de Miles Ria y el negocio del alquiler.

En cuanto al usuario final, tt performance suite resolvió los dos retos a los ALD que se enfrentaba tras su adquisición. La empresa permitió el despliegue de una solución de aprendizaje que puso al día a los nuevos empleados en Miles rápidamente, minimizando el tiempo de permanencia en el aula. También ofreció un apoyo continuo y personalizado, en el momento de necesidad y en el mismo lugar de trabajo, sin que los usuarios tuvieran que interrumpir su trabajo diario en la plataforma Miles Ria.

La habilitación y el apoyo personalizado garantizaron que los empleados de ALD siguieran los procesos y procedimientos de la empresa que minimizan los riesgos de negocio. Cabe destacar que la confianza y experiencia mostradas por el personal de ALD no pasaron desapercibidas para los clientes de la compañía.

ALD está tan satisfecho con su nuevo enfoque de habilitación y performance support, que planea utilizarlo en otras aplicaciones empresariales que también son críticas para otras partes del negocio. Con el éxito del proyecto, el equipo directivo de ALD puede avanzar con tranquilidad, ya que cuenta con una experiencia de onboarding de usuarios rápida y eficiente que mejora la agilidad de la empresa. Además, los empleados más experimentados y conocedores de la empresa pueden compartir lo aprendido entre sus compañeros. De esta forma, promueven una cultura corporativa solidaria y decidida.