BDO: Capacitación para la colaboración virtual
El reto: pasar a la colaboración en equipos virtuales
BDO es una de las principales empresas de auditoría, asesoría fiscal, consultoría y asesoramiento en derecho mercantil de Alemania. La empresa está llevando a cabo una amplia estrategia de digitalización para seguir mejorando su servicio internacional al cliente. Esto requiso agrupar los conocimientos globales de la empresa para colaborar en equipos virtuales y fomentar la colaboración interdisciplinar.
Para lograr este objetivo, BDO ha puesto en marcha el proyecto Modern Digital Workplace (MDW), impulsado por RRHH y TI corporativa. Los puntos centrales del proyecto son la introducción de Microsoft 365 y la implantación de una nueva intranet.
La solución: plataforma de adopción digital y cualificación individualizada
tts performance suite apoya el lugar de trabajo digital
BDO decidió utilizar tts performance suite para sus 2.600 empleados. «El factor decisivo fue que la solución proporciona a las personas de BDO la ayuda que necesitan en el proceso de trabajo y en todo momento», afirma Maria Proske, gestora de proyectos informáticos de BDO. Pero también eran importantes otras cosas, como acelerar la incorporación o reducir el esfuerzo necesario para la formación inicial. «Además de eso, la solución es estratégicamente relevante porque aumenta nuestra capacidad de reacción ante futuros cambios».
Los arquitectos del aprendizaje de tts fomentan la aceptación y la motivación
Como parte del enfoque holístico del proyecto MDW, BDO también incorporó a los arquitectos del aprendizaje de tts. Con ello, BDO perseguía dos objetivos. «Queríamos crear un impulso que entusiasmara a nuestro personal con las innovaciones», dice Maria Proske. «Y por encima de ello, queríamos desarrollar oportunidades de aprendizaje centradas en el usuario para lograr rápidamente avances en el aprendizaje y conservar recursos».
Doble despliegue, un objetivo: que el personal tenga más éxito
Aplicación casi generalizada en seis meses
Con el fin de obtener resultados lo antes posible, BDO optó por una implantación casi generalizada de la tts performance suite junto con el software de apoyo Microsoft 365 Empowerment de tts y talleres de gobernanza. Tras la formación inicial de los autores por parte de tts, BDO empezó a cualificar a sus propios autores. Estos autores empezaron a producir contenidos de aprendizaje para sus colegas durante la fase de despliegue de seis meses.
La producción de contenidos de aprendizaje contribuye significativamente a romper los silos de conocimientos existentes. Los módulos de conocimiento se centralizan y se ponen a disposición, en todos los lugares de trabajo digitales de BDO, con un solo clic a través de QuickAccess de tts performance suite. De este modo, los empleados pueden acceder a los conocimientos pertinentes de cada aplicación en función del contexto y de su función.
La producción de contenidos también se produce de abajo arriba
Una característica especial de BDO es que todos los usuarios tienen acceso a todo el contenido para poder formarse según sus inclinaciones e intereses. Además, la empresa ha decidido permitir la producción de contenidos por parte de los usuarios. De este modo, la base de conocimientos también puede ampliarse de abajo arriba. «Para motivar a los empleados, tts creó un tráiler promocional que muestra, entre otras cosas, lo fácil que es para todos utilizar el Creator», explica Maria Proske, responsable interna de la formación de los autores.
La combinación de tts performance suite y el uso de expertos en aprendizaje de tts encaja perfectamente con nuestro enfoque holístico. Es, por tanto, parte integrante de nuestras medidas que facilitan la colaboración entre divisiones y entre sedes.
Concepto de aprendizaje basado en personas
Mientras que la tts performance suite proporciona a los empleados apoyo en procesos y aplicaciones en el llamado "momento de necesidad", el trabajo de los arquitectos del aprendizaje de tts comienza antes. Con su análisis de las necesidades de formación, desempeñan un papel decisivo a la hora de decidir qué contenidos y formatos de aprendizaje se utilizan dentro y fuera de la tts performance suite.
En principio, el foco no está sobre el aprendizaje en sí. Como miembros del grupo de trabajo del cambio y aprendizaje del proyecto, los expertos en formación de tts desarrollaron varias historias de usuario basadas en la historia del cambio de BDO, que tenían en cuenta las expectativas y los objetivos estratégicos de las partes interesadas. Sobre esta base, se desarrollaron seis arquetipos representativos de BDO junto con los empleados de BDO. A partir de la pregunta de qué necesitan estos arquetipos para tener éxito en el trabajo de equipo virtual, tts apoyó la creación de un concepto de aprendizaje. Se adaptó a las necesidades de formación de los distintos arquetipos y también se tuvieron en cuenta sus incertidumbres y motivaciones.
La amplia gama de formatos de aprendizaje convence
El resultado de este planteamiento fue una amplia gama de formatos de aprendizaje para las distintas fases del proyecto. Para preparar y motivar a los empleados ante el cambio que se avecinaba, tts colaboró con BDO en la creación de un tráiler de dos minutos y sesiones de bienvenida para un máximo de 200 participantes. Los fundamentos técnicos y organizativos de la colaboración virtual se comunicaron mediante formación por Internet basada en las especificaciones del personal técnico del proyecto.
Además, el grupo de trabajo dedicado al cambio y aprendizaje diseñó con tts espacios de autoaprendizaje que respondían a las necesidades de los arquetipos. Desde pequeñas píldoras de formación hasta seminarios web de 45 minutos, el contenido para el aprendizaje autónomo estaba disponible allí. «Lo que hemos conseguido con tts, el concepto de arquetipo desarrollado a su lado, así como los módulos y formatos de formación derivados de él, es estupendo... y también nos será útil en otros proyectos», afirma la directora de proyectos de TI, Maria Proske.
Lo que BDO ha conseguido con tts performance suite
- Amplia aceptación y motivación para la cooperación virtual.
- Alta disposición a aprender y un rápido éxito en el aprendizaje, gracias al concepto de arquetipos específicos de aprendizaje.
- Capacitación estrechamente alineada con los objetivos estratégicos del proyecto.
- Una única fuente de información veraz en toda la empresa para 2.100 empleados.
- Alta fiabilidad de aplicación y desarrollo en el momento de la necesidad.
- Alto ritmo de cambio en el proyecto "Modern Digital Workplace" de BDO.
- La cultura del conocimiento ágil ofrece ventajas estratégicas en los próximos proyectos de cambio.
Outlook
En el futuro, la tts performance suite se utilizará en todas las aplicaciones. Con este fin, BDO está creando en la actualidad contenidos de ayuda para el software estándar y los desarrollos internos existentes en uso. Para informar a los empleados sobre cambios en los procesos, normativas o nuevos contenidos de aprendizaje, BDO quiere utilizar en el futuro las notificaciones push de tts performance suite. BDO también utilizará los conceptos de arquetipo y aprendizaje como modelo para otros proyectos.
Acerca de BDO
BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft emplea a 2.100 personas en 27 sedes en Alemania y generó en 2021 una facturación de 304 millones de euros. Fundada en Hamburgo en 1920, BDO es actualmente una de las principales empresas de auditoría, consultoría fiscal y servicios de asesoramiento de Alemania. Al mismo tiempo, la empresa es miembro fundador de BDO International, con 111.300 empleados en 164 países y una facturación de 12.800 millones de dólares (2022).
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