SFS Group: Business Guidance voor SAP S/4HANA
Succesvol omgaan met groei en internationalisering
SFS werd in 1928 opgericht als een kleine ijzerwinkel en is nu een van 's werelds toonaangevende bedrijven voor precisiecomponenten en assemblages, mechanische bevestigingssystemen, kwaliteitsgereedschappen en logistieke systemen.
Het bedrijf ontwikkelt zich dynamisch. Door overnames en organische groei is SFS alleen al in 2022 met meer dan 45% gegroeid. Tegelijkertijd is de Groep aanzienlijk internationaler geworden. Om als wereldwijd bedrijf uniform te kunnen blijven opereren, richt de Groep zich consequent op digitalisering.
Onlangs nog werd de verouderde ERP-omgeving in 27 landen gemigreerd naar SAP S/4HANA. Het was de projectverantwoordelijken vooraf al duidelijk dat klassieke trainingen niet zouden volstaan om de nodige kennis bij te brengen. "Met het oog op de grote veranderingen in zeer korte tijd waren we daarom op zoek naar een 24/7 oplossing die onze werknemers direct op de werkplek zou ondersteunen", legt Beatrice Gyger, hoofd HR Training & Development bij SFS Group Schweiz AG, uit.
Centraliseer kennis en maak deze beschikbaar op de Digitale Werkplek
Voor SFS was de tts performance suite de voor de hand liggende keuze. De groep gebruikt het tts Digital Adoption Platform al sinds 2014, maar tot nu toe was het gebruik beperkt tot het maken van e-learnings, documentatie en training over onderwerpen als onboarding, compliance, kwaliteitsborging of werkinstructies.
Met de overstap naar het nieuwste ERP-systeem van SAP werd besloten om het volledige potentieel van de tts performance suite te gebruiken om een groepsbreed digitaal adoptieplatform te bouwen. Het doel was om voorheen gedistribueerde kennis te bundelen en beschikbaar te maken in het werkproces om de werkdruk van de ongeveer 600 belangrijkste gebruikers te verlichten. Tegelijkertijd moest er één enkele bron van waarheid worden gecreëerd voor het werken met SAP S/4HANA en andere applicaties, die contextgevoelige ondersteuning zou bieden voor alle gebruikers met vragen over het gebruik van de software of over processen en werkinstructies in de workflow.
De overgang naar SAP S/4HANA is een enorme uitdaging omdat deze gepaard gaat met de wereldwijde invoering van nieuwe processtandaarden. Natuurlijk is de behoefte aan kennis navenant groot. Dit dekken we perfect in met tts performance suite, omdat onze belangrijkste gebruikers nu direct in het werkproces worden voorzien van documentatie, proceskennis en stap-voor-stap instructies.
Van begin tot eind in drie maanden
Voor een soepele overgang naar SAP S/4HANA was het belangrijk om de medewerkers zo snel mogelijk van content te voorzien en geen tijd te verliezen. "tts is al vele jaren onze vertrouwde partner", zegt Beatrice Gyger. "Daarom lag het voor de hand om de software- en leerexperts van tts al in een vroeg stadium bij het project te betrekken."
De implementatie en de benodigde training werden uitgevoerd door tts samen met SFS. Daarnaast scherpten de projectteams het implementatieconcept aan om medewerkers meer tijd te geven voor contentcreatie in hun dagelijkse werk. Hoewel ongeveer 40 auteurs verantwoordelijk waren (en zijn) voor de contentproductie, werd al snel duidelijk dat niet alle geplande gidsen klaar zouden zijn voor de uitrol. Ook hier vonden de projectteams een oplossing: Binnen twee dagen waren er 700 links naar Confluence-documentatie gemaakt, die met een klik op de QuickAccess van de tts performance suite de juiste hulp boden. Dit betekende dat de productie van de ontbrekende handleidingen kon worden uitgesteld tot na de uitrol en dat de tts performance suite zoals gepland na drie maanden live kon gaan.
Motivatie en knowhow voor een soepele overgang
Met tts performance suite was SFS Group in staat om al in een vroeg stadium een hoge acceptatiegraad op te bouwen voor de aanstaande verandering van het ERP-systeem. "De feedback van de eindgebruikers en auteurs is altijd positief geweest. Zelfs medewerkers die aanvankelijk hun bedenkingen hadden, werden in de loop van het implementatieproject overtuigd. Sommigen van hen zijn nu zelfs sterke promotors van ons Digital Adoption Platform," vertelt Beatrice Gyger verheugd.
Daar zijn veel redenen voor. SFS heeft snel silo's doorbroken en een centraal kennisplatform gecreëerd. Het biedt de 600 belangrijkste gebruikers die met SAP S/4HANA werken contextgevoelige, rolgebaseerde hulp op het "moment dat het nodig is". Tegelijkertijd heeft het projectteam er met behulp van de tts performance suite voor gezorgd dat de medewerkers ondanks de beperkte trainingsinspanning de nodige bedrijfs- en proceszekerheid kregen, zodat de uitrol soepel verliep. Dankzij de hoge gegevens- en proceskwaliteit kon SFS het potentieel van SAP S/4HANA vanaf het begin benutten.
Outlook
Op basis van de positieve ervaring besloot de SFS Group het project uit te breiden en tts performance suite op grote schaal te gebruiken in de gehele applicatieomgeving.
Ook hier liggen grote veranderingen in het verschiet. Na de twee SAP modules voor finance en controlling (FI/CO) is SFS van plan om binnenkort de modules voor product lifecycle management (PLM), product lifecycle costing (PLC) en de SAP Product Content Hub (PCH) te implementeren. Op deze manier zullen 3500 eindgebruikers in de toekomst toegang hebben tot tts performance suite, die ook ondersteuning zal bieden voor het werken met de sjabloonoplossing Templafy voor MS Office en specifieke bedrijfsapplicaties.
In de toekomst zal tts performance suite aanwezig zijn op alle strategische gebieden van de groep en letterlijk een centraal hulpmiddel zijn voor datagestuurde beslissingen en verdere digitalisering bij SFS.
Wat de SFS Group heeft bereikt met de tts performance suite
- Brede acceptatie voor nieuwe toepassingen en processen
- Hoge bedrijfs- en procesbetrouwbaarheid voor de uitrol van SAP S/4HANA
- Eén enkele bron van waarheid voor alle vragen met betrekking tot toepassingen, processen en werkinstructies
- Efficiënt inwerken
- Ondersteuning voor internationalisering via meertalige taalpakketten
- Flexibel gebruik van tts performance suite voor vervolgprojecten, ook in andere bedrijfsdivisies
Over de SFS Groep
SFS is een van 's werelds toonaangevende bedrijven voor precisiecomponenten en assemblages, mechanische bevestigingssystemen, kwaliteitsgereedschappen en logistieke systemen. Met haar positionering als value engineering-specialist creëert de Groep concrete toegevoegde waarde door op maat gemaakte oplossingen voor bedrijfskritische nichetoepassingen in de vorm van kostenbesparingen of waardeverbeteringen. De SFS Group bestaat uit de drie segmenten Engineered Components, Fastening Systems en Distribution & Logistics en behaalde in 2022 een omzet van ongeveer EUR 2,8 miljard met 13.500 werknemers in 35 landen.
Overtuig uzelf en maak nu een afspraak voor een demonstratie. Ons team laat u graag zien hoe u de voordelen van de tts performance suite voor uw bedrijf kunt benutten. Vul gewoon het formulier in - wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.