Business Guidance voor ambulante behandelaren
Hoge druk op verandering dwingt tot andere manier van werken
Eerst het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), daarna het nieuwe zorgprestatiemodel: het zorgstelsel in Nederland blijft zich ontwikkelen, en Geriant beweegt volop mee
Als reactie op de toenemende eisen in de zorg heeft Geriant enkele jaren geleden het ECD-systeem Pluriform Zorg ingevoerd. Sindsdien wordt voor elke patiënt een digitaal dossier aangemaakt. Al tijdens deze overgang bleek de tts performance suite van grote waarde, omdat het zorgde voor een soepele implementatie. Echter, met de invoering van het zorgprestatiemodel in 2022 kreeg Geriant te maken met nieuwe uitdagingen.
Omdat medewerkers in verschillende teams werken en zelden op dezelfde locatie zijn, ontstonden er variaties in werkwijzen. Dit leidde tot onduidelijkheden in de processtappen en fouten of ontbrekende gegevens. Om de datakwaliteit te verbeteren en de administratieve zorgprocessen te stroomlijnen, besloot Geriant om alle trainingsdocumenten en werkinstructies voor hun zorgsystemen te bundelen in tts performance suite. Hierdoor kunnen de ambulante teams tijdens hun dagelijkse werkzaamheden efficiënter worden ondersteund.
Eenduidige applicatie- en proceskennis voor alle teams
Door de positieve ervaring met het ECD-project was het logisch om opnieuw te kiezen voor tts performance suite. Geriant besefte al snel dat het Digital Adoption Platform (DAP) flexibel inzetbaar is en geschikt is voor al hun interne applicaties en processen.
Daarnaast waren alle voorwaarden aanwezig voor een snel projectresultaat. De interne auteurs, opgeleid door tts, en de bestaande sjablonen maakten het mogelijk om snel nieuwe leermaterialen te ontwikkelen. Ook het regelmatige gebruik van de tts performance suite en de enthousiaste reacties van medewerkers toonden aan dat het DAP binnen het hele bedrijf goed is ontvangen en gewaardeerd wordt.
Centrale procesdocumentatie
Om het volledige potentieel van het Digital Adoption Platform (DAP) te benutten, wilde Geriant samen met tts nieuwe stappen zetten. Naast ondersteuning bij het gebruik van verschillende softwaretoepassingen, was er ook behoefte aan begeleiding op het gebied van processen, beleid en procedures. Dit moest zorgen voor een uniforme werkwijze bij het verwerken van cliënt- en factuurgegevens. Het doel was om één centrale bron van waarheid te creëren die medewerkers op een contextgevoelige manier ondersteunt met duidelijke, actuele instructies gedurende hun werk.
Single Sign On
Om dit te realiseren, migreerden Geriant en tts de procesdocumentatie naar tts performance suite. Aanvankelijk maakte Geriant geen gebruik van single sign-on voor toegang tot QuickAccess binnen de suite, waardoor gebruikers zich regelmatig opnieuw moesten inloggen om de instructies te raadplegen. Dit vormde een onhandige drempel, vooral bij frequent gebruik. tts wist dit probleem snel op te lossen door single sign-on te implementeren, een cruciale succesfactor voor Geriant. Het resultaat: QuickAccess wordt nu veel vaker gebruikt in alle applicaties. Dit heeft de werklast van de afdeling die verantwoordelijk is voor gebruikersondersteuning merkbaar verlicht.
Voordelen
- Eén centrale bron van waarheid voor alle vragen over applicaties, processen en regelgeving, zodat medewerkers altijd de juiste informatie hebben.
- Applicatie-overkoepelende ondersteuning, wat zorgt voor consistentie en eenvoud bij het gebruik van verschillende systemen.
- Betrouwbare processen en gestandaardiseerde werkwijzen door duidelijke begeleiding bij bedrijfsprocessen, wat fouten vermindert en de efficiëntie verhoogt.
- Efficiënte onboarding, zodat nieuwe medewerkers snel en gemakkelijk ingewerkt kunnen worden.
- Eenvoudig creëren en onderhouden van content, waardoor instructies en documentatie altijd up-to-date zijn en snel aangepast kunnen worden aan nieuwe eisen.
“tts performance suite stelt ons perfect in staat om te voldoen aan de snel groeiende behoefte aan kennis. Onze poliklinische en klinische teams hebben altijd toegang tot stappenlijsten en procesinformatie. Daarnaast is het eenvoudig creëren van nieuwe content een grote meerwaarde, omdat we snel kunnen inspelen op updates en nieuwe procedures.”
Vinden in plaats van zoeken: Een punt van toegang tot alle antwoorden
In korte tijd heeft Geriant de bestaande silo's doorbroken en een centraal kennisplatform opgezet voor al hun 220 medewerkers. Dit platform biedt vooral de ambulante teams meer zekerheid bij het gebruik van het ECD en helpt hen om de geldende regelgeving rondom het zorgprestatiemodel correct na te leven.
Het lange zoeken in handleidingen en de kans op misverstanden zijn verleden tijd dankzij de stapsgewijze begeleiding. Iedereen ontvangt dezelfde, duidelijke instructies die regelmatig worden bijgewerkt. Hierdoor vormen de verschillende werkwijzen tussen de teams bij Geriant geen obstakel meer.
Enkele uitspraken van de medewerkers van Geriant::
- “Zonder Quick-Acces kan ik mijn werk niet goed doen”
- “Met Quick-Acces de juiste uitleg bij iedere stap in Pluriform Zorg”
- “Succesvolle ondersteuning op de werkplek begint met tts”
- “Het sinaasappeltje geeft mij houvast tijdens mijn werk”
Geriant is een van de eerste Nederlandse klanten die gebruikmaakt van de Business Guidance-functionaliteit. Ook hier zijn de resultaten uiterst positief. "Enerzijds begeleidt Business Guidance onze medewerkers met volledige zekerheid door elke processtap. Anderzijds biedt de functionaliteit waardevolle aanvullende informatie, wat zorgt voor een dieper begrip van de processen en de motivatie voor zelfstandig leren versterkt," aldus Erik de Kort, ICT Manager bij Geriant.
Over Geriant
Met 220 medewerkers verspreid over vier locaties in Noord-Holland biedt zorgaanbieder Geriant hulp aan ongeveer 6.000 patiënten met dementie. Het overgrote deel van deze patiënten, zo'n 99 procent, ontvangt ambulante zorg. In gevallen van acute nood of wanneer de ziekte te ver gevorderd is voor zorg thuis, neemt de Geriant-kliniek in Heerhugowaard de zorg over. Hier zorgt een multidisciplinair team van experts voor verdere behandeling en ondersteuning.
Overtuig uzelf en maak nu een afspraak voor een demonstratie. Ons team laat u graag zien hoe u de voordelen van de tts performance suite voor uw bedrijf kunt benutten. Vul gewoon het formulier in - wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.
