Microsoft 365 opleiding op maat bij de DMK Groep

Het concept is gericht op 100 key users die vóór de uitrol van Microsoft 365 worden opgeleid in het gebruik van de nieuwe werkmethoden en -processen, zodat zij hun kennis vervolgens als "floor runners" kunnen overdragen aan andere collega's als die hulp nodig hebben bij het orkestreren van de verschillende toepassingen van MS 365, bijvoorbeeld bij het correct archiveren, het rechtenbeheer van gedeelde gegevens op OneDrive of SharePoint, het organiseren en plannen van Teams-vergaderingen of het vastleggen van online vergaderingen met OneNote.

Om precies te weten te komen waar training nodig is, heeft tts eerst in een kick-off meeting de huidige status gepeild en met DMK de doelen en concrete trainingsinhoud gedefinieerd. Vervolgens werd de inhoud in verschillende talen opgesteld, het opleidingssysteem opgezet en, na de technische tests, een proefopleiding gegeven, die ook werd bijgewoond door Robert Wähnke, hoofd van IT Services & Workplace Solutions bij DMK, die het project aan DMK-zijde leidt. "Voor ons was de première absoluut top", herinnert Wähnke zich, "wat ook te danken was aan de zeer efficiënte communicatie met tts tijdens de hele projectfase. Wij hadden steeds dezelfde contactpersonen die te allen tijde gemakkelijk voor ons bereikbaar waren. Hierdoor konden we kostbare tijd besparen. "

DMK legde in de trainingen vooral de nadruk op flexibele leervormen die op elkaar voortbouwen en elkaar aanvullen. tts verdeelde de trainingen van een week daarom in een synchrone en een asynchrone fase.

In de synchrone fase hebben de hoofdgebruikers deelgenomen aan drie on-linesessies, die elk twee uur duurden en gemakkelijk in hun dagelijkse werk konden worden geïntegreerd. Daarnaast stonden er twee optionele online ondersteuningssessies op het opleidingsschema, waarin de deelnemers informatie met elkaar konden uitwisselen, open vragen konden verduidelijken en samen processtromen in het systeem konden oefenen.

In de asynchrone fase zorgden de key users zelf voor het dichten van hun kennislacunes met behulp van webgebaseerde training van tts. Bovendien kregen zij de kans om nieuwe processen in het systeem zelf uit te proberen met behulp van oefeningen en om eventuele problemen die zich voordeden te bespreken met een DMK-trainer in een online chat.

Voor Florian Schomaker is het concept een compleet succes. "Uit de feedback van de belangrijkste gebruikers en onze eigen waarnemingen blijkt dat de opleidingen zeer goed worden ontvangen en dat we snel leerresultaten boeken. Naast het opleidingsconcept draagt echter ook een uitgekiende selectie van de belangrijkste gebruikers daartoe bij. "Het was voor ons belangrijk dat alle eindgebruikers idealiter minstens één van de key-users persoonlijk of uit hun directe werkomgeving kennen - niet alleen omdat dit het saamhorigheidsgevoel versterkt, maar ook omdat de drempels bij het vragen om hulp aanzienlijk kleiner zijn.

De DMK-groep zal te zijner tijd beslissen of de opleiding van de belangrijkste gebruikers na de uitrol van Microsoft 365 voldoende zal zijn. Met de belangrijkste gebruikers en dankzij diverse online evenementen voor en tijdens de introductie van de software is het bedrijf al goed gepositioneerd, zegt Florian Schomaker. "Als blijkt dat wij sommige of al onze werknemers moeten opleiden, zullen wij dat doen. Over het geheel genomen zijn we echter op de goede weg, want de hele aanpak van "Het Nieuwe Werken" wordt door de werknemers gesteund en onderschreven.  

Met ongeveer 7.800 werknemers op meer dan 20 locaties en een omzet van 5,6 miljard euro is de DMK-groep de op twee na grootste leverancier aan de levensmiddelendetailhandel. In 2019 formuleerde de DMK Group een nieuwe missie statement met haar "Visie 2030", die de weg vooruit wijst voor de Groep. Dit ging gepaard met een transformatieproces binnen de onderneming dat niet beperkt blijft tot de positionering van merken, de ontwikkeling van nieuwe producten of efficiëntere productie en processen. De basis is een wendbare organisatie te zijn die persoonlijke verantwoordelijkheid versterkt, hiërarchieën ontmantelt, talenten ontwikkelt, een sterk gemeenschapsgevoel creëert en het silo-denken afschaft - doelstellingen waarvoor er natuurlijk niet één weg is. Zo werd op vele plaatsen binnen de DMK-groep gewerkt, werden taken herverdeeld en processen geoptimaliseerd om de hele organisatie opnieuw uit te lijnen.