Formations Microsoft 365 sur mesure au sein du groupe DMK
Plus de flexibilité et d'agilité grâce au Digital Workplace
Pour atteindre ces objectifs, plusieurs projets ont été mis en place afin de rendre l'entreprise plus agile, innovante et efficace. L'un d'entre eux s'appelle "New Work". Dans le cadre du sous-projet "Future Workplace", l'équipe dirigée par Robert Wähnke travaille à la refonte des postes de travail informatiques de quelque 3 300 collaborateurs dans l'administration, le service extérieur et la gestion de la production. Au cœur de chacun de ces Digital Workplaces se trouvent des applications et des services de Microsoft 365 basés sur le cloud, qui permettent un travail collaboratif sur tous les sites, au bureau et depuis n'importe quel endroit.
DMK attend de Microsoft 365 plus d'agilité et d'efficacité. Florian Schomaker, responsable du changement et de l'adoption, est toutefois conscient que la technologie seule ne garantit pas le succès. "Il ne s'agit pas de New Technology, mais de New Work. Cela implique de nombreux changements à plusieurs niveaux, car le poste de travail numérique exige de nouvelles méthodes de travail. Cela provoque bien sûr dans un premier temps une certaine inquiétude, car les gens ont tendance à réagir de manière plutôt attentiste ou sceptique aux changements. Il est donc d'autant plus important de montrer en amont à nos collaborateurs et à nos cadres quels sont les avantages personnels que leur apportent les nouvelles méthodes de travail et ce qui s'en trouve simplifié pour eux".
Flexible et adapté aux besoins : Blended Learning - tts Microsoft Empowerment
Avec les progrès de la technologyet aussi en raison de la crise sanitaire, le concept classique de la formation frontale a fait son temps du point de vue de DMK. C'est là que le groupe DMK, en collaboration avec tts, s'engage sur une nouvelle voie - avec un concept innovant et flexible.
Dans le cadre d'un processus de sélection de plusieurs étapes, le groupe DMK a opté pour la solution de formation "Blended Learning - tts Microsoft Empowerment". "Outre la solution elle-même, nous avons été convaincus par la flexibilité avec laquelle tts a répondu à nos souhaits et a élaboré en étroite collaboration avec nous un concept de formation qui s'oriente sur les besoins concrets de nos collaborateurs tout en leur laissant une grande part d'autonomie", explique le responsable RH.
Pour nous, la première a été absolument top ce qui était aussi dû à la communication très efficace avec tts pendant toute la phase du projet. Nous avions toujours les mêmes interlocuteurs, que nous pouvions joindre à tout moment sans problème. Cela nous a permis de gagner un temps précieux.
Focalisation sur les utilisateurs clés et la formation aux processus
Le concept se concentre sur 100 utilisateurs clés qui seront formés avant le déploiement de Microsoft 365 à l'utilisation des nouvelles méthodes de travail et des nouveaux processus, afin qu'ils puissent ensuite, en tant que "floor runners", transmettre leurs connaissances à d'autres collègues lorsque ceux-ci ont besoin d'aide pour orchestrer les différentes applications de MS 365, par exemple pour le classement correct, la gestion des droits des données partagées sur OneDrive ou SharePoint, l'organisation et la programmation des réunions Teams ou la consignation des réunions en ligne avec OneNote.
Afin de déterminer exactement où se situent les besoins de formation, tts a d'abord sondé la situation actuelle lors d'une réunion de lancement et a défini avec DMK les objectifs et les contenus concrets de la formation. Les contenus ont ensuite été rédigés en plusieurs langues, le système de formation a été mis en place et, après les tests techniques, une formation test a été organisée, à laquelle a également participé Robert Wähnke, Head of IT Services & Workplace Solutions chez DMK, qui dirige le projet du côté de DMK. "Pour nous, la première a été absolument top", se souvient Wähnke, "ce qui était aussi dû à la communication très efficace avec tts pendant toute la phase du projet. Nous avions toujours les mêmes interlocuteurs, que nous pouvions joindre à tout moment sans problème. Cela nous a permis de gagner un temps précieux. "
Succès d'apprentissage grâce à des formats adaptés les uns aux autres
Pour les formations, DMK a accordé une importance particulière à des formats d'apprentissage flexibles, qui s'appuient les uns sur les autres et se complètent mutuellement. tts a donc divisé les formations d'une semaine en une phase synchrone et une phase asynchrone.
Durant la phase synchrone, les utilisateurs clés ont participé à trois sessions en ligne qui, d'une durée de deux heures chacune, ont pu être facilement intégrées dans leur travail quotidien. En outre, deux sessions d'assistance en ligne optionnelles étaient prévues dans le programme de formation, au cours desquelles les participants ont pu échanger entre eux, clarifier les questions et étudier ensemble les déroulements des processus dans le système.
Au cours de la phase asynchrone, les utilisateurs clés se sont chargés eux-mêmes de combler leurs lacunes de connaissances de manière ciblée à l'aide de formations en ligne de tts. En outre, ils ont eu l'occasion d'expérimenter eux-mêmes de nouveaux processus dans le système à l'aide d'exercices et de discuter des problèmes rencontrés avec une formatrice de DMK dans le cadre d'un chat en ligne.
Pour Florian Schomaker, le concept fonctionne parfaitement. "Le feedback des utilisateurs clés et nos propres observations montrent que les formations sont très bien accueillies et que nous obtenons rapidement des résultats d'apprentissage". Outre le concept de formation, une sélection intelligente des utilisateurs clés y contribue toutefois aussi. "Il était important pour nous que tous les utilisateurs finaux connaissent, dans l'idéal, au moins un des utilisateurs clés personnellement ou dans leur environnement de travail proche - non seulement parce que cela renforce le sentiment d'appartenance, mais aussi parce que les obstacles à la demande d'aide sont ainsi considérablement réduits".
Le groupe DMK décidera si la formation des utilisateurs clés sera suffisante après le déploiement de Microsoft 365, lorsque ce sera le cas. Avec les Key Users et grâce à différentes manifestations en ligne avant et pendant le lancement du logiciel, l'entreprise est déjà bien positionnée, estime Florian Schomaker. "S'il s'avère que nous devons former certains ou tous les collaborateurs, nous le ferons. Mais dans l'ensemble, nous sommes sur la bonne voie, car l'approche globale du 'New Work' est également soutenue et approuvée par les collaborateurs".
DMK Group
En 2019, le groupe DMK a formulé une nouvelle charte, la "Vision 2030", qui donne le ton pour le groupe. Cela s'est accompagné d'un processus de transformation qui ne se limite pas, au sein de l'entreprise, au positionnement des marques, au développement de nouveaux produits ou à une production et des processus plus efficaces. La base doit être une organisation agile qui renforce la responsabilité individuelle, réduit les hiérarchies, développe les talents, crée un fort sentiment de communauté et abolit la pensée en silo - des objectifs pour lesquels il n'existe bien sûr pas de voie unique. Les tâches ont été redistribuées et les processus optimisés afin de réorienter l'ensemble de l'organisation.
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