Gelungenes Change Management für SAP S/4HANA-Projekte

Alle Vorteile, die SAP S/4HANA mit sich bringt, sind auf einen deutlich höheren Standardisierungsgrad ausgerichtet und unterstützen nicht den von R/3-Benutzern gewohnten Grad der Anpassung. Dies bedeutet, dass sich die Benutzer an die Anwendung anpassen müssen, was eine Herausforderung darstellen kann, wenn ein hohes Maß an Benutzeradaption angestrebt wird. Wenn Unternehmen diese aus SAP S/4HANA resultierenden Vorteile nutzen möchten, müssen sie das Change Management bei allen „Five Moments of Need“ (ein vom Learning Evangelist Bob Mosher entwickeltes Konzept) ernst nehmen. Dies sind die „5 Moments of Need™“:

Etwas gänzlich neu lernen

Die Mitarbeiter müssen neue Prozesse erlernen und sich an die neue SAP S/4HANA-Benutzerschnittstelle und daran, warum die Änderung initiiert wurde, anpassen. 

Die Wissensbasis erweitern

Die Mitarbeiter müssen die neuen Arbeitsmethoden und die gewünschten Ergebnisse vollständig erfassen, die Prinzipien der neu gestalteten Prozesse verstehen und lernen, die analytischen Kapazitäten zu nutzen.

Gelernte Konzepte erinnern und anwenden

Sobald die Lösung in Betrieb genommen wurde, ist Support nicht nur für Basisszenarien erforderlich. Die Mitarbeiter müssen Zugang zu Materialien haben, die in ihrem tatsächlichen Arbeitskontext hilfreich sind, der durch ihre Rolle und die aktuelle Anwendung, den aktuellen Prozess und die aktuelle Aufgabe definiert ist.

Wenn die Dinge nicht nach Plan verlaufen

In der heutigen Arbeitswelt ist die Ausnahme die Regel. Sie möchten, dass Ihr Team schnell und angemessen reagiert, ohne die Zeit der Kollegen mit Besprechungen oder Anrufen zu beanspruchen. Deshalb ist der Employee Self Service für den Zugriff auf Inhalte unerlässlich, und deshalb sollten noch mehr Inhalte von internen Fachexperten (Subject Matter Experts, SMEs) erstellt und verwaltet werden.

Wenn Veränderungen eintreten

Einer der großen Pluspunkte von SAP S/4HANA ist seine Agilität. Verbesserungen können viel dynamischer umgesetzt und eingeführt werden, und die Zeit, die benötigt wird, um identifizierte Bedürfnisse (Daten) in Prozess- und Ressourcenänderungen umzuwandeln, kann erheblich verkürzt werden. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem die Nachfrage nach effizienter SME-Inhaltserstellung in Kombination mit Push-Benachrichtigungen und Echtzeit-Verfügbarkeit für neue Inhalte ins Spiel kommt.

Viele unserer Kunden haben einen etablierten Change-Management-Ansatz, der unsere tts performance suite als Plattform nutzt. Im Grunde müssen sie diesen Ansatz nur auf ihre SAP S/4HANA-Initiativen anwenden. Aber was tun Sie, wenn Sie diese Art von Ansatz noch nicht etabliert haben? Dies war der Fall bei Corbion, einem Weltmarktführer in der Produktion von Milchsäure für die Lebensmittelindustrie. Corbion ist in vielen Ländern Asiens, Europas und Lateinamerikas tätig und beabsichtigt, „Source to Pay“, „Demand to Supply“, „Order to Cash“, „Maintain to Settle“ und „Finance to Manage“ im Rahmen seines SAP S/4HANA-Projekts in einer Greenfield-Implementierung einzuführen. Das Projekt wurde CUBE getauft, was für „Corbion United By ERP“ steht. Der Change-Management-Stream des gesamten Implementierungsprojekts folgte einem sehr systematischen – oder wie wir sagen würden, „industrialisierten“ – Ansatz.

1. Corbion führte ein Auswahlverfahren durch, um die beste Technologie zur Benutzeradaption zu finden, und wählte die tts performance suite für die Inhaltserstellung, Kuration und kontextsensitive Verteilung aus.
2. SMEs von Corbion sowie tts-Berater führten eine Lernbedarfsanalyse als Teil eines von Beratern gecoachten Prozesses durch. Prozess für Prozess wurden die erforderlichen Inhalte auf der Grundlage des Kontexts (z. B. Mitarbeiterrolle, Prozess, Endprodukt) und der benötigten Lern- und Unterstützungsformate (Schrittliste, Dokumentation, Simulation, E-Learning, weitere Materialien) definiert.
3. Dieser Inhalt wurde zusammen mit Informationen über den Kontext, den Inhalt und darüber, wann und von wem der Inhalt erstellt werden muss, in die Workbench der tts performance suite übertragen.
4. Es wurden Standardvorlagen für eine standardisierte Corbion-Inhaltsgestaltung entwickelt und zusätzlich ein Handbuch zur Inhaltsgestaltung erstellt.
5. Das Material wurde in Übereinstimmung mit den Go-Live-Prioritäten und dem Finalisierungsprozess in SAP erstellt und lokalisiert. Corbion beschloss, die Inhaltserstellung auszulagern, wobei SMEs Input liefern und Inhalte überprüfen.
6. Die erste Welle von Go-Live-Einführungen begann am 01. Oktober 2019 in Asien.
7. Die Pflege der Inhalte wurde durch den Content-Governance-Ansatz von Corbion vorgeschrieben. SMEs von Corbion sollten dabei die Wartungsarbeiten verwalten, um eine permanente Abstimmung zwischen den Geschäftsprozessen und den verfügbaren Lern-/Support-Inhalten zu gewährleisten.

Während die Einführung noch im Gange ist, wird dieser industrialisierte Prozess der Erstellung und Verteilung von Inhalten zum neuen Goldstandard innerhalb der Change-Management-Initiativen von Corbion werden. Es wird bereits an der Erforschung weiterer Softwareprojekte gearbeitet.