Frequenzmanagement leicht gemacht

Die Kernaufgabe von Agentschap Telecom besteht im Management von Frequenzlizenzen. Das klingt einfach, ist in der Praxis aber hochkomplex. Der Prozess umfasst im Wesentlichen drei Schritte: Im ersten geht es darum, festzulegen, welche Frequenzbereiche wie genutzt werden. Da Funkwellen nicht an nationalen Grenzen haltmachen, muss ihre Nutzung länderübergreifend abgestimmt und harmonisiert werden, wobei internationale Gesetze und Verordnungen zu beachten sind. Im zweiten Schritt werden die Frequenzen im sogenannten nationalen Frequenznutzungsplan für einen bestimmten Zeitraum oder auch unbegrenzt zugeordnet, etwa zum Zweck der Kommunikation im Rahmen des Luftverkehrs, der Schifffahrt, des Mobilfunks, des Rundfunks, des Fernsehens oder des Satelliten- und Amateurfunks. Im dritten Schritt schließlich geht es um die Lizenzrückgabe und die Räumung des Spektrums für neue Nutzungen. Genutzt werden diese Frequenzen von staatlichen Institutionen, Organisationen, Unternehmen und Veranstalter:innen, aber auch von privaten Personen, etwa Hobbyfunker und -funkerinnen.

In der Praxis erweist sich das Management der Frequenzen als äußerst komplex und von höchster Sicherheitsrelevanz. Aufgrund der Tragweite und der politischen Dimension des Auftrags ist die Verwaltung der Frequenzen in nahezu allen Ländern hoheitlich organisiert, auch in den Niederlanden. Dies wiederum macht eine ministeriumsübergreifende Lösung erforderlich, die mehrere Regierungsbehörden einbindet. Deshalb entschieden sich die Agentschap Telecom-Verantwortlichen, eine plattformbasierte Lösung (RijksZaak platform) einzuführen, die den gesamten Prozess des Frequenzmanagements vereinfacht und die AT-Teams in die Lage versetzt, flexibel und rasch auf neue Gesetze und Verordnungen zu reagieren.

Fehler bei der Vergabe von Frequenzen sind unbedingt zu vermeiden, daher wurden im Rahmen der Implementierung zunächst alle Prozesse so weit wie möglich vereinfacht. Die AT-Verantwortlichen suchten nach einer Lösung, mit der die Anwender und Anwenderinnen die neuen Prozesse so schnell wie möglich erlernen und die sie genau dann unterstützt, wenn sie Hilfe benötigen. Ein kluger Schachzug, denn Studien zufolge scheitern zwei von drei IT-Projekten aufgrund der Komplexität der Tools, fehlender Benutzungsfreundlichkeit und einer aus eben diesen Gründen geringen Veränderungsbereitschaft der Belegschaft. „Wir hatten das Glück, von einem Change-Management-Unternehmen, das ebenfalls für AT tätig ist, empfohlen worden zu sein, und nachdem wir unsere Digital Adoption Solution vorgestellt hatten, war für die AT-Verantwortlichen klar: Diese Lösung passt perfekt zum Anforderungsprofil von AT“, erklärt Henk Arts, Country Manager tts. Denn die tts Lösung unterstützt die Mitarbeitenden nicht nur während des Prozesses – weswegen sie intern „ProcessWeb“ genannt wird –, sondern stellt ihnen umfassende E-Learning-Lösungen auf breiter Ebene bereit; das heißt, sie bietet sowohl konzeptionelle Trainings wie auch Anwendungsschulungen, die einen optimalen Know-how-Transfer ermöglichen. 

„Die Herausforderungen waren zum einen die notwendige Anpassung unserer Lösung an die IT-Bedingungen bei AT und zum anderen die hohen Anforderungen an die Daten- und Informationssicherheit aufgrund der europäischen Datenschutzgesetzgebung und des Polizeidatengesetzes (WPG). Beide Herausforderungen haben wir mit Bravour gemeistert“, bestätigt Henk Arts.

Da AT dem Ministerium für Wirtschaft unterstellt ist, ist die IT ministeriumsübergreifend organisiert. Nicht nur beim Datenmanagement, bei allen Prozessen wird von vornherein die höchste Sicherheitsstufe gefordert. „Ein wichtiger Schlüssel ist deshalb die Zertifizierung von tts nach ISO 27001“, betont Henk Arts. Die internationale Norm stehe für höchste Informationssicherheit und damit für die Einhaltung dreier zentraler Aspekte.

1. Vertraulichkeit: Mit dem Einsatz von tts Lösungen werden Informationen gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Geschäftsgeheimnisgesetzes (GeschGehG) ohne Wenn und Aber vor unbefugtem Zugriff geschützt.
2. Integrität: Risiken werden minimiert und die Vollständigkeit sowie Verlässlichkeit der Daten bestmöglich gesichert.
3. Verfügbarkeit: Zugang zu Informationen hat nur, wer berechtigt ist, sodass jederzeit maximale Prozesssicherheit gewährleistet ist.

Das Projekt – die Einführung der Lösung inklusive Coaching der drei Key User:innen, die bei der Behörde die Lerninhalte generieren – dauerte von Mitte 2020 bis März 2021. Der nächste Schritt besteht nun darin, alle AT-Mitarbeitenden zu schulen, damit sie das neue System nutzen und sein volles Potenzial ausschöpfen können.

Die ersten Erfahrungen nach der Anlaufphase Ende März waren bereits sehr positiv. „Wir freuen uns, dass wir mit ProcessWeb nicht nur unsere Prozesse optimal unterstützen, sondern dass wir jetzt auch eine sehr praktikable und innovative Lösung haben, mit der wir das Wissen Einzelner bereitstellen und für alle verfügbar machen können“, erklärt Arie Huisman, Program Manager, AT. Gerade in Zeiten, in denen das Arbeiten im Remotemodus immer wichtiger wird, sei eine Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden unabdingbar. „Wir haben für jedes Team einen Implementierungsplan erstellt. Dabei spielte ProcessWeb eine zentrale Rolle, denn auf dieser Basis haben wir bestimmte Benutzergruppen rasch in den neuen Prozess einweisen können. Somit erhält unternehmensweites Lernen einen Schub, den wir nutzen können“, ergänzt Arie Huisman. Der AT-Manager schätzt die unkomplizierte Erstellung von Inhalten, die Möglichkeit, Lernkurse pro Team zusammenzustellen, und die Tatsache, dass man die Lösung schnell und einfach an neue Prozesse und gesetzliche Anforderungen anpassen kann.

Künftig werden die AT-Mitarbeitenden zusätzlich von der Aufzeichnungsfunktion der tts performance suite profitieren. Damit lassen sich Prozessschritte einfach aufzeichnen und den Mitarbeitenden in verschiedenen Lernformaten leicht zugänglich machen, selbst wenn diese Prozessschritte in verschiedenen Anwendungen ausgeführt werden. 

Diese Variabilität in Kombination mit den Vorteilen, die sich aus dem Einsatz von ProcessWeb ergeben, macht die tts performance suite als digitale Adoptionslösung zur idealen Anwendung für Behörden, in denen ein Höchstmaß an Daten- und Informationssicherheit erforderlich ist. Eine weitere echte Option, die wir untersuchen, ist die kontextsensitive Bereitstellung aller ProcessWeb-Inhalte mit QuickAccess, einer äußerst nützlichen Komponente der tts performance suite.