Forschungsförderung ohne Fragezeichen

E-Government ist in den Niederlanden längst Realität. Weit über 90 Prozent der Behördendienste stehen inzwischen online zur Verfügung. Neben unzähligen kleinen Erledigungen lassen sich aber auch Großprojekte von nationaler Tragweite digital abwickeln, zum Beispiel die Beantragung von staatlichen Fördergeldern für Forschungsvorhaben. 

Zentrale Anlaufstelle dafür ist die niederländische Organisation für wissenschaftliche Forschung, NWO. Sie sorgt für Qualität und Innovation in der Wissenschaft und ist einer der wichtigsten Wissenschaftsförderer in den Niederlanden. Jedes Jahr investiert sie fast eine Milliarde Euro in innovationsorientierte Forschung, in Forschung, die auf gesellschaftliche Herausforderungen ausgerichtet ist, und in Forschungsinfrastrukturen. Die NWO finanziert etwas mehr als 7.000 Projekte an Universitäten und anderen Wissenseinrichtungen. 

Um die Fülle der Anträge bewältigen und das Förderverfahren für alle Beteiligten so transparent wie möglich abbilden zu können, nutzt die NWO eine digitale Wissensplattform in Kombination mit einer Software namens ISAAC.  

Mithilfe des Antrags- und Berichtssystems ISAAC können zum Beispiel Universitäten ihre Anträge selbstständig auf der Plattform einreichen und alle erforderlichen Dokumente hochladen. Anschließend kümmern sich die Mitarbeitenden der NWO um die weitere Bearbeitung, ziehen externe Gutachter:innen für eine mehrstufige Onlinebewertung hinzu und bereiten jedes Forschungsvorhaben für die abschließende Sitzung des Entscheidungsgremiums vor, das darüber befindet, welches Projekt finanziert wird und welches nicht. Darüber hinaus können die Projektverantwortlichen an den Universitäten mit ISAAC den aktuellen Status ihres Antrags verfolgen, bei Bedarf Informationen nachliefern oder Widerspruch einlegen, wenn sich das NWO-Gremium gegen eine Finanzierung entschieden hat. 

Aufgrund zahlreicher gesetzlicher Vorgaben ist jeder Prozessschritt im Antragsverfahren streng reguliert. Deshalb müssen die rund 750 Nutzer:innen bei der NWO nicht nur genau wissen, wie die Software funktioniert, sondern auch vorschriftsgemäß mit ihr arbeiten, um Verfahrensfehler und damit verbundene juristische Konsequenzen auszuschließen. Zu diesem Zweck hat die NWO innerhalb der letzten zehn Jahre einen umfassenden Wissensbestand aufgebaut, auf den die Mitarbeitenden über ein Portal zugreifen konnten, um dort nach Informationen zu suchen.  

Doch nachdem der Provider des Portals jeden weiteren Support eingestellt hatte, stand ein Großteil des vorhandenen Wissen praktisch über Nacht nicht mehr zur Verfügung, schnelles Handeln war gefragt. Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung entschied sich die NWO für tts: Kein anderer Anbieter konnte gleichermaßen glaubhaft machen, alle geforderten Leistungen innerhalb der gesetzten Frist liefern zu können. Denn innerhalb von nur drei Monaten sollte ein neues Portal aufgebaut werden und das vorhandene wie auch neues Wissen direkt im Arbeitskontext verfügbar sein. 

Dreh- und Angelpunkt der neuen Lösung bei NWO ist die tts performance suite. Die Digital Adoption Solution bietet den Mitarbeitenden bei der Arbeit mit ISAAC genau die Unterstützung, die sie „on the job“ benötigen, wenn sie einmal nicht weiterwissen. Damit die Software dazu in der Lage ist, mussten zuvor jedoch erst die Schnittstellen zu dem neuen Wissensportal eingerichtet und die bei NWO vorhandenen Learning-Inhalte konvertiert oder neu erstellt werden. 

Um keine Zeit zu verlieren, schulte tts fünf Mitarbeitende von NWO im Umgang mit der tts performance suite und entwickelte einen Workflow für die qualitätsgesicherte Content- Produktion sowie maßgeschneiderte E-Learning-Vorlagen im Corporate Design der NWO.  

Mit regelmäßigen Coaching Sessions sorgte tts zudem dafür, dass die neuen Nutzer:innen kurz nach der Implementierung alle wichtigen Arbeitsschritte sicher bedienen konnten, allen voran die zeitsparende Recording-Funktion der tts performance suite, mit der sich einzelne oder prozessübergreifende Bedienschritte innerhalb von ISAAC einfach aufzeichnen und in verschiedenen Learning-Formaten abspeichern lassen.  

Trotz des engen Zeitrahmens konnten tts und die NWO das Projekt wie geplant abschließen. Seither profitieren die Nutzer:innen vom direkten Performance Support, wenn sie mit ISAAC arbeiten. Statt wie vorher, im alten Portal, mühsam selbst nach der passenden Hilfe suchen zu müssen, erhalten sie bei Bedarf jetzt mit wenigen Mausklicks direkt in ISAAC passende Unterstützung zu jedem beliebigen Arbeitsschritt. Für die NWO bedeutet das nicht nur, dass sich die wachsende Zahl der Forschungsanträge schneller bearbeiten lässt. Gleichzeitig stellt die staatliche Organisation auch sicher, dass Fehler im Verfahrensablauf und damit verbundene Mehraufwände und Folgekosten vermieden werden.

Mittlerweile kursieren bei der NWO verschiedene Ideen, wie die Potenziale der tts performance suite über die eigene Belegschaft und ISAAC hinaus genutzt werden können. Das liegt zum einen am positiven Feedback der bisherigen Endanwender:innen und an der vereinfachten Content-Erstellung, zum anderen aber auch daran, dass die Digital Adoption Solution der NWO eine hohe Investitionssicherheit gibt, weil die Lösung von tts mit jeder anderen Software verwendet werden kann und dabei selbst nach dem x-ten Upgrade der jeweiligen Hersteller nicht ins Stolpern kommt.  

So nutzt die NWO die tts performance suite heute auch in Kombination mit der HR-Cloud-Lösung YouForce. Vor allem aber will die Organisation den Performance Support künftig auf die über 2.000 externen Nutzer:innen von ISAAC ausdehnen, um das komplexe kollaborative Antragsverfahren ganzheitlich zu optimieren und hohe Supportkosten zu vermeiden. Die geleistete Vorarbeit – nämlich die konvertierten und neu erstellten Inhalte – würde sich damit für die Behörde doppelt bezahlt machen. Und das wäre für alle Beteiligten ein Gewinn.